يحتاج الإنسان إلى وسيلة لنقل أفكاره وخبراته و معلوماته وتجاربه وقيمه ومعتقداته إلى الآخرين، وكذلك استقبالهن منهم، وهذه الوسيلة تحتاج غلى معايير معينة حتى يتحقق أهدافها.
بالرغم من انتشار تعبير أو مفهوم الاتصال في بلدان العالم إلا أنه متعدد المعاني، وحتى في حالة حصر التعبير بعملية نقل الإشارات والعلامات، فلا يجري تجنب تعدد المفاهيم بصورة نهائية.
تعريف الاتصال
يعرّف ستانلي باران ( Payne Stanley ) الاتصال بأنه: عملية خلق المشاركة بالمعنى بين وسيلة الاتصال وجمهورها.
ويعرّفه كولن شيري (Colin Cherry) بأنه: العملية التي يتفاعل بمقتضاها مستقبل ومرسل في مضامين اجتماعية معينة فيتم نقل أفكار ومعلومات عن موضوع معين.
ويرى أندرسون (Andersen) الاتصال بأنه: عملية نقوم بفضلها بفهم الآخرين، وبدورنا نحاول أن نكون مفهومين.
ويقول تشارلس موريس (Charles W. Morris) أن الاتصال هو استخدام الرموز لتحقيق شيوع ومشاركة لها مغزى.
وينظر هوفلاند (Hovland) إلى الاتصال باعتباره العملية التي ينقل بمقتضاها الفرد القائم بالاتصال منبهات (عادة رموز لغوية) لكي يعدّل سلوك الأفراد الآخرين (مستقبلي الرسالة)، أي أن القائم بالاتصال يستهدف أحداث تأثير معين.
وذهب آير (Ayer) إلى أن الاتصال هو نقل المعلومات حسب المفهوم الواسع جدًا للتعبير، أي نقل المعلومات والأفكار والعواطف والقابليات...الخ.
ويعرّف ستيفنسن (Stephensan) الاتصال بأنه: عملية استجابة الكائن الحي لمنبه بشكل متميز فإذا تجاهل الكائن الحي المنبّه لا يحصل هناك اتصال.
عناصر عملية الاتصال
تتكون عملية الاتصال من العناصر الآتية:
- المرسل: يتحدد مصدر الاتصال أو مرسل المعلومات في الهيكل التنظيمي بعضو من الأعضاء العاملين في المؤسسة، ويكون لديه بعض الأفكار والنوايا والمعلومات فضلًا عن أهداف محددة لقيامه بعملية الاتصال.
- ترجمة وتسجيل الرسالة في شكل مففهوم: يهدف المرسل إلى تحقيق نوع من الاشتراك والعمومية بينه وبين مستقبل الرسالة لاحداث فهم مشترك وتحقيق هدف محدد.
- الرسالة: هي الناتج الحقيق لما أمكن ترجمته من أفكار ومعلومات خاصة بمصدر معين في شكل لغة يمكن تفهمها، والرسالة في الهدف الحقيقي لمرسلها والذي يتبلور أساسًا في تحقيق الاتصال الفعال بجهات أو أفراد محددين في الهيكل التنظيمي.
- وسيلة الاتصال: يوجد أشكال مختلفة لوسيلة الاتصال، ومنها:
- الاتصال المباشر بين المرسل والمرسل إليه "وجها لوجه".
- الاتصال بواسطة الهاتف بأنواعه.
- الاتصال من خلال الاجتماعات.
- الاتصال غير الرسمية " خارج نطاق الأداء التنظيمي".
- الاتصال عن طريق الوسائل المكتوبة.
- تفهّم الرسالة: يتوقف كمال عملية الاتصال وتحقيق الغاية منها على مدى ارتباط محتويات الرسالة باهتمامات المرسل إليه، ويؤثر ذلك في الطريقة التي يمكن لمستقبل الرسالة أن ينظر بها إلى مدلالوت محتوياتها وبالتالي طريققة تفهمه لها وبخبرته السابقة فضلًا عن انطباعه الحالي عن مرسلها.
- استراجاع المعلومات: تلعب عملية استرجاع الأثر "التغذية الراجعة" الدور الأساسي في معرفة مرسل الرسالة ما احدثته رسالته من تأثير لدى مستقبلها ومدى استجابته لها.
شبكات الاتصال
ينظر إلى التنظيم الإداري على أنه شبكة معقدة من العلاقات المتداخلة بين الأفراد، وتنعكس تلك العلاقات على وجود شبكات متعددة أو طرائق كثيرة للاتصال بين أعضاء التنظيم، ومن هذه الطرائق ما يأتي:
- الاتصال الذي يتم من خلال انتقاء الرسائل طبقًا لخطوات تسلسل السلطة في التنظيم، ويمكن أن يكون ذلك من أسفل إلى أعلى أو من أعلى إلى أسفل أو الاتصال الأفقي بين الزملاء.
- الاتصال الذي يتم على شكل حرف Y وحينما يرسل بعض رؤساء الأقسام تقارير معينة من الأعمال إلى رؤسائهم.
- الاتصال الذي يتم على شكل حرف X وذلك حينما يقوم أربعة من المرؤوسين من أماكن مختلفة بالتنظيم الهرمي بكتابة تقارير إلى رئيسهم الذي يقع مركزه بينهم جميعًا.
وتتوقف طريقة الاتصال المناسبة على ظروف التنظيم أو المؤسسة نفسها والخصائص المميزة لسلوك أعضائه.
العوامل التنظيمية التي تؤثر في عملية الاتصال
هناك العديد من العوامل التنظيمية التي لها تأثير أساسي في فاعلية الاتصال نذكر منها:
- مركز الفرد في التنظيم الهرمي: لمركز الفرد في التنظيم صلة كبيرة بعملية الاتصال التي تتم داخل هذا التنظيم، وهنالك ثلاثة أبعاد لعملية الاتصال التنظيمي:
- تدفق الاتصال من أعلى إلى أسفل.
- تدفق الاتصال من أسفل إلى أعلى.
- تدفق الاتصال بشكل أفقي في المستويات التنظيمية المختلفة.
- زيادة فهم العاملين بحقيقة الاتصال وأهميته: ويتحقق ذلك بتوعية العاملين وأهميته عن طريق البرامج التدريبية، ويرتفع مستوى التدريب كلما ارتفع المستوى الوظيفي؛ لأن العائد لع تأثير على تيسير ةتنشيط الاتصالات داخل المنظمة أو المؤسسة.
- إعادة تنظيم المنظمة بما يكفل تيسير وتنسيط الاتصالات: من أهداف عملية تيسير الاتصالات وتبسيطها ما يلي:
- اختصار الوقت والجهد.
- زيادة عدد المراكز التي تتخذ القرارات وتبادل المعلومات وتقصير خطوط الاتصال.
- تضييق نطاق الاشراف بالغاء بعض المستويات الإدارية التي لا يحتاج إليها العمل.
- قرب الإدارات التي تتعامل مع بعضها من بعض لتسهيل الاتصال.
- تطوير مهارات الاتصال لدى العاملين: وهذه المهارات تتضمن مهارات فرعية يمكن إيجازها بالآتي:
- مهارة التحدث.
- مهارة الكتابة.
- مهارة القراءة.
- مهارة التفكير.
- مهارة الانصات.
- تدعيم الثقة بين العاملين في المؤسسة.
- الاتجاه نحو ديموقراطية القيادة.
- تدعيم شبكة الاتصالات غير الرسمية بأكبر قدر من الحقائق والمعلومات.
- تطوير نظم حفظ المعلومات.
- تقييم نتائج الاتصال.