تعتبر وجبة الإفطار وجبة رئيسة أكثر من أي وجبة أخرى، كون أن الطالب المتناول لوجبة إفطار صحية كل يوم هو حاضر وبشكل أفضل للمشاركة في نشاطات التعلم اليومية مقارنة مع الطالب الذي لم يتناول وجبة الإفطار.
وتوفر المدراس الأغذية المناسبة للطلبة من خلال المقاصف المدرسية، والتي تعتبر جزءً أساسيًا من أجزاء المدرسة، والتي تحظى باهتمام ورعاية الجهات التعليمية الرسمية، لما للغذاء من أهمية كبيرة في حياة الإنسان كمًا ونوًعا.
إدارة المقاصف المدرسية
هي مجموعة الأفكار والقواعد والنظم والإجراءات التي يمكن بواسطتها تخطيط وتنظيم ورقابة عناصر الإنتاج الأخرى، والتي يجب أن تعمل مجتمعة مع بعضها البعض لتحقيق الهدف المنشود والمتمثل بتحقيق ربح معقول من خلال توفير الأغذية لطلبة المدارس، والقيام بالوظائف اللازمة لذلك من وظيفة مالية وإنتاجية وتسويقية ووظيفة إدارة العاملين والعلاقات العامة.
مراحل إدارة المقاصف المدرسية
تمر إدارة المقاصف المدرسية بعدة مراحل، وهي كالآتي:
- مرحلة التخطيط، وتشمل:
- تحديد المعايير التي يتم بناء عليها تفضيل مورد على اخر.
- دراسة الجدوى الاقتصادية لمشروع عمل المقصف.
- مرحلة التنظيم، وتشمل:
- تشكيل لجنة متابعة لمشروع المقصف.
- وضع الهيكل التنظيمي.
- وضع آلية لتنظيم العلاقات مع وزارة التربية والتعليم من خلال مديريات التربية والتعليم، وإدارة المدرسة، والمجتمع المحلي.
- مرحلة التشغيل، وتشمل:
- جاهزية المقصف من حيث البيئة والمبنى.
- إنتاج وتوزيد الغذاء المسموح به والممكن إضافته.
- التغليف والتجهيز للتقديم.
- التخزين.
- الجودة.
- مرحلة التسويق، وتشمل:
- الاعلان.
- التسعير.
- البيع.
- مرحلة الإدارة والإشراف، وتشمل:
- إدارة المقصف كعملية.
- اختيار الموردين والتعاقد معهم.
- إدارة المخزون.
- مسك السجلات والدفاتر.
- الإدارة النقدية.
- التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية.
- المتابعة والتقييم.
أهمية المواصفات الصحية
إن أهمية تطبيق المواصفات الصحية في المقاصف المدرسية لا يحتاج إلى كثير من الإيضاح، فجودة وسلامة الغذاء تعتمد بالدرجة الإولى على الطريقة التي يتم بها تداول المادة الغذائية خلال المراحل المختلفة التي تمربها حتى تصل إلى الطلبة، ويكفي خطأ واحد في تطبيق الاشتراطات الصحية ليؤدي في غالب الأحيان إلى كارثة للطلبة والموردين على حد سواء.
وإن الأغذية التي يتم توريدها للمقاصف المدرسية يتم تصنيفها على أساس علمي واضح، ألا وهو مدى تزويدها لجسم الإنسان بالعناصر التغذوية الرئيسة: الدهون، والكربوهيدات، وألياف، وعناصر معدنية وفيتامينات.
سجلات ودفاتر المقصف المدرسي
حفظ سجلات ودفاتر المقصف المدرسي جزء مهم من إدارة عمل المقاصف المدرسية، وفيما يل أهم الوثائق الواجب الاحتفاظ بها، والتي تعتبر أساسية في عمل المقصف المدرسي:
- سندات الصرف: تصدر مِن مَن يدفع إلى مَن يقبض مقابل عمل ما ويحتفظ بنسخة منها ولا يعطي سند الصرف للطرف الثاني.
- سندات القبض: تصدر مِن مَن يقبض إلى مَن يدفع ويحتفظ بنسخة عن هذا السند الذي يحتوى على رقم متسلسل وتاريخ ومبلغ وبيان وتوقيع.
- الفاتورة: وتصدر من البائع أو مقدم الخدمة.
- المطالبة: كشف بالمستحقات المالية يقدمه المورد أو مقدم الخدمة، ويتم بناء عليه تحضير المستحقات المالية، ويمكن تسميتها أيضا بطلب أو أمر صرف.
- الشيك: نموذج محرر مكتوب يتضمن أمرًا صادرًا من صاحب الحساب إلى البنك بأن يدفع لحامل الشيك أو لأمر شخص معين (المستفيد) مبلغا من المال عند الطلب.
- الكمبيالة: نموذج محرر مكتوب يتضمن تعهددًا محررًا بدفع مبلغ معين بمجرد الاطلاع أو في موعد معين قابل للتعيين لأمرشخص اخر وهو المستفيد أو حامل السند.
- نماذج استلام عروض وتحليل الاسعار وعقود الشراء والبيع، وأية عقود يترتب عليها عمليات مالية أو إجراءات قانونية.
تقارير المقصف المدرسي
التقارير عبارة عن وسيلة اتصال وتواصل بين الأطراف ذات العلاقة يتم من خلالها توثيق وبيان لسير العمل في المشروع وتصنف إلى:
- تقارير إدارية.
- تقارير مالية.
- تقارير فنية.
- تقارير يومية: يقدمها المسؤول التنفيذي إلى اللجنة المشرفة وتتضمن بيان بحجم المبيعات والمشتريات، وتوضيح لأية مشاكل أو عقبات تواجه سير العمل وتقديم توصيات محددة لحلها.
- تقارير أسبوعية: تتضمن إضافة إلى أحجام المبيعات والمشتريات كشوف تفصيلية بأصناف المبيعات والمشتريات ومعززات الصرف والقبض.
- تقارير شهرية: تتضمن بيان الايرادات والمصروفات ومدى الالتزام بشروط ومواصفات العمل التي تحددها وزارة التربية والتعليم.
إدارة مخزون المقاصف المدرسية
المحزون في المقاصف المدرسية عبارة عن مخزون سلعي، وهوعبارة عن أصل متداول (مدين)، ويفترض تحويله إلى نقد خلال السنة الدراسية الواحدة.
ويشمل المخزون البضاعة المستلمة والبضاعة الواردة، وتحدد كمية وقيمة المخزون السلعي بتاريخ معين من خلال عمليات الجرد التي تتم بشكل دوري أو سنوي.
وتكمن وظيفة التخزين بالاحتفاظ بالموجودات بكميات مناسبة لحين الحاجة إليها، وتحفظ في أماكن قريبة من جهة الاستخدام، مع توفر أسلوب التخزين المناسب للمواد لضمان الاحتفاظ بها بالشروط والمواصفات المطلوبة.
متابعة وتقييم المقصف المدرسي
يرتبط عمل المقاصف المدرسية بسنة دراسية، وعمليات متابعة سير العمل تعتبر بالغة الأهمية، وذلك للتأكد من سير العمل وفق الخطة المعدة له، ويحقق النتائج المرجوة ويتم ذلك من قبل مسؤول المقصف، وأما عمليات التقييم الفصلية والسنوية فتقع على عاتق مديريات التربية والتعليم.
ومن أجل متابعة سير العمل وإمكانية إجراء عمليات ناجحة فإننا بحاجة إلى إعداد بيان بالتدفقات المالية على مدار أشهر عمل المقصف، ومقارنة ذلك بشكل دوري للتأكد من تحقيق النتائج والأهداف المرجوة.